How To: Stakeholder Management Tool

“Ah joh, dit kan toch wel even tussendoor? Als je nou even op die homepage dit aanpast, dan ben ik ook weer gelukkig. Dit is toch niet zo moeilijk, doe gewoon even dit of dat. Dit heeft echt prio hoor!” Zo maar een aantal voorbeelden van opmerkingen die jij als Product Owner van je stakeholders te horen kan krijgen. Hoe ga je hier mee om? Jouw belangrijkste rol als Product Owner is toch om vanuit jouw visie, de backlog te managen. En dit betekent vooral; stakeholders managen. Vanuit de noodzaak om de organisatie mee te nemen in het Scrum proces, heeft Noun een Stakeholder Management Tool ontwikkeld: het Sprint Ready Intake Formulier.

Een formulier? Echt waar....zucht
Ja een formulier. Dit klinkt alsof we teruggaan naar de jaren 60. Of dat je een aanvraag wilt doen bij een gemiddelde gemeente. De belastingdienst. UWV. De welbekende Paarse Krokodil. Dit is uiteraard niet het idee achter deze tool. Bureaucratie en overhead willen we ons verre van houden. Maar waarom dan toch een formulier? Dit formulier is bedoeld om stakeholders zich voor te laten bereiden op de gesprekken die ze hebben met de Product Owner. De vragen die in het formulier staan, gaat de Product Owner ook aan ze vragen. Vragen als: voor hoeveel mensen geldt deze wijziging? Wat levert het ons op? Wat levert het de klant op? Als de stakeholder hier vooraf over na heeft gedacht, levert dit een gestroomlijnder stakeholder meeting op, een betere prioritering van de backlog en uiteindelijk betere producten die meer waarde toevoegen.

Allemaal door een formulier?
We claimen hier niet dat dit formulier alles oplost. Het kan helpen om team, PO en organisatie beter op elkaar te laten inspelen. De klant waar deze tool is ontstaan gebruikt hem bijvoorbeeld niet meer. De Product Owner weet ondertussen de vragen die gesteld moeten worden, de organisatie weet welke voorbereiding nodig is en het team weet wat het kan verwachten als een story gerefined moet worden. Deze tool heeft geholpen in het onderlinge begrip van het voorbereiden van feature requests. Dit heeft in dit geval geleid dat de sprints voorspelbaar zijn, de stories duidelijk en het team dus meer waarde kan toevoegen.

Hoe in te zetten?
In dit geval is de tool omgezet in een Google Form. Stuur de link als voorbereiding naar de stakeholders, en je krijgt een mail als het formulier is ingevuld. Heb je gelijk een overzicht van aanvragen, een link voor in de backlog en je hebt digitaal jouw voorbereiding op gesprekken die je met jouw stakeholders kan hebben.


Bekijken

 

Voor een voorbeeld van het formulier kijk hier: http://bit.ly/2sm7VxJ

Wil je deze tool zelf ook inzetten, gebruik dan deze link: http://bit.ly/2t1Nx1V. Zorg dat je een kopie maakt (rechtsboven onder de 3 balletjes staat kopieren) en bewerk die kopie dan naar hartelust zodat het past binnen jouw organisatie.